E-Arşiv
e-Arşiv sistemi, Vergi Usul Kanunu hükümlerine göre faturalar, kâğıt ortamında en az iki nüsha olarak düzenlenerek ilk nüshası (aslı) müşteriye verilen, ikinci nüshası ise yine kâğıt ortamında aynı kanunun muhafaza ve ibraz hükümlerine göre mükelleflerce saklanılmasını kapsar. e-Arşiv, 397 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile getirilen e-Fatura Uygulamasına kayıtlı olmayan vergi mükelleflerine 433 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinde yer alan şartlara uygun olarak e-Arşiv Uygulaması kapsamında fatura oluşturmaya, kâğıt ortamında göndermeye ve oluşturulan faturaların ikinci nüshasını elektronik ortamda muhafaza etmesine ve istendiğinde ibraz edilmesine imkan sağlayan uygulamadır. Bununla birlikte söz konusu mükellefler e-Arşiv Uygulaması kapsamında oluşturdukları faturaları, alıcısının talebi doğrultusunda ve www.efatura.gov.tr internet adresinde yayımlanan e-Fatura format ve standardını kullanmak ve söz konusu faturanın basılabilir görüntüsünü de eklemek şartıyla, müşterilerine elektronik ortamda da iletebilirler. Bu durumda e-Arşiv faturasının ayrıca kağıda basılmasına gerek bulunmamaktadır. e-Arşiv Uygulamasından yararlanmak isteyen mükelleflerin, öncelikle e-Fatura uygulamasına kayıtlı olmaları gerekmektedir.
e-Fatura ile e-Arşiv Arasındaki Farklar Nelerdir?
e-Fatura gönderimi yapabilmeniz için alıcının da e-Fatura kullanıcısı olması gerekmektedir. Ancak e-Arşiv gönderimi yapabilmeniz için alıcının e-Fatura kullanıcısı olması zorunlu değildir. Alıcının vereceği onay ile e-Arşiv yöntemiyle faturalarınızı gönderebilir, kağıt fatura sistemini kullanma zorunluluğundan kurtulmuş olursunuz. e-Arşiv sisteminde fatura nüshası entegratör firma aracılığı ile sağlanmaktadır.
e-Arşiv Fatura Kullanım Avantajları
- e-Arşiv fatura sistemi kullanıcıları tüm faturalarını elektronik ortamda oluşturabilir ve yine elektronik ortamda saklayabilirler.
- Fatura gönderimi veya ibrazının hızlı ve kolay bir şekilde yapılmasına imkan sağlar.
- e-Arşiv fatura uygulaması kullanıcıları faturalarını elektronik ortamda gönderebileceği gibi kâğıt ortamında basılı olarak da iletebilmektedir.
- e-Arşiv fatura uygulaması basım, gönderim ve arşivleme maliyetlerini ortadan kaldırır.
- Verilerin otomatik kaydedilmesi hata yapılma olasılığını en aza indirirken faturaların kaybolma ihtimali ortadan kalkar.
- e-Arşiv fatura kapsamında düzenlenen faturanın kağıt çıktısı üzerine “İrsaliye yerine geçer.” ifadesinin yazılarak kaşe ve imza tatbik edilmesi halinde ayrıca irsaliye düzenlenmesine gerek kalmaz.